title_fr: 02.01.02 Conditions d'application et de levée du code complémentaire 9

content_fr:
1. Bases légales et réglementaires

Loi concernant le traitement et les diverses prestations alloués aux membres du personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements hospitaliers (LTrait B 5 15)

Art. 11    Traitement initial
1 Durant une période probatoire, le traitement initial peut se situer au-dessous de celui fixé pour la fonction.
2 L’autorité ou l’organe d’engagement ou de nomination fixe la durée de la période probatoire. Il détermine également le traitement initial en tenant compte, notamment, de l’âge de la personne candidate, des années consacrées à l’éducation des enfants, de l’absence de qualifications professionnelles requises ou, à l’inverse, de l’expérience professionnelle antérieure à l’engagement.
3 A l’échéance de la période probatoire et s’il donne satisfaction, le membre du personnel accède à sa classe de fonction. Les conséquences de l’absence de qualification professionnelle sont réservées.

Règlement d'application de la loi concernant le traitement et les diverses prestations alloués aux membres du personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements hospitaliers (RTrait, B 5 15.01)

Art. 3     Traitement initial

1 Le traitement initial correspond à la classe prévue pour la fonction, annuité 0.
2 La personne candidate ayant acquis antérieurement à son engagement une expérience utile au poste qu'il doit occuper peut bénéficier d'une majoration du traitement initial correspondant à une annuité de la classe d'engagement par année d'expérience reconnue. Les années d'expérience sont prises en considération à partir de l'âge de 18 ans; les fractions d'année n'entrent pas en ligne de compte.
3 Les articles 7 à 9 du présent règlement s'appliquent à la personne ayant interrompu son activité à l'Etat pour assumer exclusivement des tâches éducatives. Le traitement ainsi obtenu ne peut être inférieur à celui découlant de l'application de l'alinéa 2 ci-dessus.
4 Les années consacrées exclusivement à l'éducation des enfants par la personne candidate sont prises en considération dans la fixation du traitement initial à raison d'une annuité supplémentaire de la classe d'engagement pour 2 années, les années impaires étant arrondies à l'unité supérieure; 5 annuités au plus peuvent être accordées.

Art. 4    Code complémentaire 9

En principe, seuls les candidats qualifiés peuvent être engagés; toutefois si, lors de son engagement, le futur titulaire n'a pas encore le titre correspondant au niveau d'exigence requis pour la fonction, il se voit attribuer le code complémentaire 9, impliquant une diminution maximale de 2 classes par rapport à la classe prévue pour la fonction. Le même code est applicable lors de la nomination.

2. Commentaires

Cette directive décrit les modalités relatives à la fixation du traitement dans les situations où la personne candidate à la fonction ne possède pas le titre ou le niveau de formation requis. Elle précise les conditions de prise en compte des années d'expérience utile au poste (impact sur l'annuité : chiffre 2.2) et/ou d'application du code 9 (impact sur la classe de traitement : chiffre 2.3).

2.1. Remarques préliminaires

Lorsque la loi ou l'employeur détermine que la fonction doit impérativement n'être occupée que par des personnes titulaires de la qualification professionnelle requise, les règles ci-dessous ne peuvent en aucun cas s'appliquer.

Pour fixer le traitement, la prise en compte des annuités prime sur l'application du code 9.

2.2. Prise en compte de l'expérience utile au poste (impact sur l'annuité)

Si la candidate ou le candidat dispose d'une expérience utile au poste qui lui permet de compenser, en totalité ou en partie, la qualification professionnelle manquante, on considère alors que son expérience - calculée selon les règles indiquées dans la fiche MIOPE n° 02.02.02 - lui permettra de répondre aux exigences de la fonction, tant en termes d'activités que de responsabilités. La classe de fonction est donc maintenue mais les annuités sont diminuées en fonction des années à combler, sur la base du tableau de concordance et de la méthode de calcul (voir lettres d) et e) sous chiffre 2.3.).

A noter qu'il est toujours possible d'exiger du membre du personnel qu'il obtienne un diplôme de formation continue en lien avec la fonction à exercer, notamment pour accroître son potentiel d'adaptation à la fonction.

2.3. Code 9 (impact sur la classe de traitement)

Le code complémentaire 9 implique une diminution d'une ou de deux classes par rapport à la classe prévue pour la fonction et s'applique à l'engagement ou en cas de promotion.

a) Code 9E ou 9F

code 9E : - une classe retranchée de la classe de fonction. En principe, le code 9E est appliqué jusqu'à 3 ans de formation à compenser

code 9F : - deux classes retranchées de la classe de fonction. En principe, le code 9F est appliqué dès 4 ans de formation à compenser

b) Plan de formation

L'application du code 9 implique, en principe, qu'un plan de formation ait été convenu avec la personne au moment de son engagement. Il précise les formations complémentaires en lien avec le niveau exigé ainsi que les délais d'obtention. Il est classé dans le dossier personnel de la personne.

Si une atténuation de code est prévue (en cas de code 9F, passage de - 2 classes à - 1 classe), les conditions qui s'appliqueront doivent également être mentionnées.

c) Levée du code complémentaire 9

La levée du code est liée à l'obtention du diplôme prévu par le plan de formation. Si l'analyse des prestations est jugée satisfaisante, la ou le titulaire bénéficie des normes de promotion prévues à l'art. 8, al. 4, let. a à c RTrait.; il en va de même en cas d'atténuation du code 9 (passage du code 9F au code 9E).

La levée du code peut être également effectuée dès lors que le membre du personnel a exercé les activités et les responsabilités du poste durant une période d'au moins deux fois supérieure à celle prescrite pour l'apprentissage de la formation (selon tableau de concordance sous lettre d)) - plus une année -. Le membre du personnel doit également justifier d'une formation complémentaire spécifique en ayant suivi des cours en rapport étroit avec les tâches assumées d'une durée d'au moins 120 heures.

d) Tableau de concordance

Il s'agit des valeurs de base à prendre en compte pour calculer l'expérience professionnelle utile au poste en regard du niveau de formation reconnu par le profil du poste.

Ce tableau figure, de façon plus détaillée, dans le document Méthode d'évaluation des fonctions à l'Etat de Genève.

  A = 1/2 année

  B = 1 année

  C = 1 1/2 année

* D = 2 années

* E = 3 années

* F = 4 années

* G = 5 années

* H = 6 années

* I = 8 années

* J = 9 années

* K = 10 années

* L = 12 années

* M = 14 années

* = plus 1 année pour l'obtention du diplôme ou du certificat requis.

e) Méthode de calcul

On tient compte de la lettre du profil de poste que l'on multiplie par 2. A ce résultat, on ajoute une année pour l'obtention du diplôme (pour les lettres avec *).

Exemple : Monsieur A. ne possède pas de CFC (profil = niveau E = 3 années) pour occuper un poste

                  de commis administratif 3.

                  (3 années x 2) + 1 année pour l'obtention du diplôme = 7 années

                  Le défaut de qualification professionnelle équivaut à 7 années d'expérience utile au poste.


type_fr: Synthèses

body_key: GE

location: Genève

title_fr: 02.01.03 Liste des codes et leurs incidences

content_fr:
CODES

7 la personne exécute des tâches connexes ou d'un niveau supérieur;

9 la personne n'a pas encore la formation requise pour la fonction.

Les codes précités sont accompagnés de lettres A ou B / E ou F, dont les incidences sont les

suivantes

· les lettres A et B signifient respectivement plus 1, respectivement 2 classes qui s'ajoutent à la classe maximum de la fonction;

· les lettres E et F signifient respectivement moins 1,  respectivement 2 classes qui se retranchent de la classe maximum de la fonction.

Lois et règlements	art. 4 et 11 al. 3 B 5 15.01

content_format: html

type_harmonized: news


title_fr: 02.01.04 Octroi du code complémentaire 7

content_fr:
Si, de façon durable et significative, une personne exerce, en plus des tâches prévues dans sa fonction, des activités de niveau supérieur ou connexes, le code complémentaire 7 peut lui être attribué (art. 11 al. 3 B 5 15.01). L'obtention de ce code résulte d'une évaluation de la fonction qui est effectuée par le Service des Evaluations, Système de Rémunération et Expertise Métiers de l'Office du personnel de l'Etat (SESREM) de l'Office du personnel de l'Etat, seul compétent en la matière.

En cas de conclusions favorables du service précité, le traitement se situera dans une, voire deux classes supérieures à celle prévue dans la fonction exercée.

Lois et règlements	art. 11 al. 3 B 5 15.01


title_fr: 02.02.01 Fixation du traitement en cas de promotion + formules à utiliser

content_fr:
1. REGLE GENERALE (art. 8 al. 4 B 5 15.01)

La promotion d'un-e titulaire à un nouveau poste est faite à titre d'essai pour une période de 12 à 24 mois.

En règle générale la période d'essai de promotion est fixée à 12 mois pour les classes de 11 à 17 et à 24 mois pour les classes 18 et plus.

La promotion donne lieu immédiatement à l’octroi d’une augmentation extraordinaire de traitement qui correspond à :

a) une triple annuité et un coulissement dans la nouvelle classe ou dans la classe la plus proche lorsque la nouvelle fonction est située 3 classes et plus au-dessus de la fonction antérieure ;

b) une double annuité et un coulissement dans la nouvelle classe ou dans la classe la plus proche lorsque la nouvelle fonction est située 2 classes au-dessus de la fonction antérieure ;

c) une annuité et un coulissement dans la nouvelle classe lorsque la nouvelle fonction est située dans une classe au-dessus de la fonction antérieure.

Exemples
a) Secrétaire 2 en classe 11 promue dans la fonction d’assistante de direction en classe 14

Traitement en classe 11 position 7 + 3 annuités de promotion = 11/10 coulissé dans la classe 14 = nouveau traitement en classe 14, position 5

b) Ingénieur ETS en classe 16 position 3 promu dans une fonction en classe 23

Traitement en classe 16 position 3 + 3 annuités de promotion, coulissé dans la classe la plus proche soit en classe 19/0. Dans ce cas, la classe d’engagement étant la classe 23 il y a lieu d’attribuer la classe 23 position 0 en lieu et place de la 19/0.

A noter :

- Le niveau salarial d’une personne promue ne peut pas être inférieur à la classe d’engagement prévue à l’art. 3 du règlement B 5 15.01.

- Si le solde de compensation est en cours de versement, au sens des art. 46 LTrait et 16 al. 3 let. a RTrait, le montant mensuel défini pour le mois précédent est figé jusqu'à l'épuisement du solde de compensation. Dans le cas contraire le solde de compensation est supprimé.

2. Cas particuliers

2.1 Promotion au 1er janvier

Règle :
· dans un premier temps, attribution de l’annuité légale.
· puis application des règles de promotion

Exemple(selon grille salariale 2009)
secrétaire 2 (cl. 11) promue dans la fonction d’assistante de direction (cl. 14)

classe 11 position 7 + annuité statutaire = cl. 11 position 8

11/8 + 3 annuités de promotion = 11/11 coulissé dans la classe 14 = nouveau traitement dès le 1er janvier en classe 14 position 6

Règle :
Pour faire le coulissement relatif à une promotion pour une personne se trouvant déjà en annuité 22 (nouvelle échelle), le montant de la progression pour le calcul de l'annuité de promotion correspond à la valeur de l'annuité 22 de l'échelle de traitement.

Exemple(selon grille salariale 2009)
commis-e administratif-tive 4 (cl. 11) promu-e dans la fonction de commis-e administratif-tive 5 (cl. 14)

classe 11 position 22, plus 3 x la valeur de l'annuité 22 (soit Fr. 710.- x 3 = Fr. 2'130.- (valeur 2009)

= classe 11/22 = Fr. 95'907.- + 2'130.- = Fr. 98'037.- à coulisser en classe 14 = classe 14 position 10 (Fr. 98'386.-)

2.2 Promotion durant la période probatoire

Règle :
· application des normes de promotion définies ci-dessus
· les règles générales sous chiffre 1 sont applicables
· si le temps d’essai dépasse le terme de la période probatoire, celui-ci doit être expressément mentionné
· lors de la promotion d’une personne engagée dans une fonction de niveau manifestement inférieur à ses qualifications, il conviendra de se conformer aux dispositions relatives au traitement initial.

Exemple(selon grille salariale 2009)
secrétaire 2 en classe 11 promue dans la fonction d’assistante de direction en cl. max. 14

11/7 + 3 annuités de promotion = 11/10
traitement coulissé dans la classe 14 position 5

2.3 Promotion avec attribution du code 9

Exemple(selon grille salariale 2009)
comptable 1 en cl. 11 promu dans la fonction de comptable 2 en classe 15 avec code 9 F (-2 classes) soit classe 13

cl. 11 position 6 promu dans la classe 13, soit 11/6 + 2 annuités = 11/8
traitement coulissé dans la classe 13 position 5

2.4 Promotion suite à postulation

Dans les cas de changement de fonction avec promotion suite à postulation uniquement, il faut :

a) effectuer la promotion du membre du-de la personnel selon les règles de l'art. 8 al. 4 let. a, b, c B 5 15.01;
b) déterminer le traitement initial du-de la membre du personnel s'il-elle devait être engagé-e comme un-e nouvel-le employé-e.
c) retenir l'hypothèse la plus favorable au-à la membre du personnel.

2.5 Réévaluation de la fonction existante

La règle du coulissement s'applique aux classements de fonction (nouvelle classification sans modification de l'appellation de la fonction) et aux changements de fonction (nouvelle classification avec changement d'appellation de la fonction) découlant d'une réévaluation de la fonction existante.

Formulaire demande de transfert-promotion

N.B. : seul l'Office du personnel de l'Etat est habilité à modifier les rubriques mentionnées dans un formulaire-type.

Lois et règlements	art. 3, 8 al. 4 et art. 9-10 B 5 15.01


title_fr: 02.02.06 Paiement de la taxe militaire

content_fr:
L'Etat ne prend pas en charge le paiement de la taxe militaire d'un membre du personnel, suite à une dispense de cours, même si des motifs professionnels sont invoqués.

Il appartient en effet au militaire de demander le remboursement de sa taxe lorsqu'il/elle effectue un service de remplacement, et à l'administration de proposer d'effectuer les cours par anticipation.

Lois et règlements	Loi fédérale sur la taxe d'exemption de l'obligation de servir
art. 1 et ss G 1 05
art. 1 et ss G 1 05.03


title_fr: 02.02.07 Droit au traitement en cas de maladie ou d'accident

content_fr:
1. Base légale

Fonctionnaire
Art. 54       Absence pour cause de maladie ou d’accident (RPAC)

1 En cas d’absence pour cause de maladie ou d’accident attestée par certificat médical, le traitement est remplacé par une indemnité pour incapacité de travail.
2 Moyennant une prime payée par le fonctionnaire, ou l’employé dès la 2e année d’activité, l’Etat garantit la totalité du traitement à concurrence de 730 jours civils (520 jours de travail).
3 Lorsqu’une absence a dépassé 45 jours ininterrompus pour des raisons médicales, la hiérarchie signale le cas au médecin-conseil de l’Etat. Ce dernier peut prendre contact avec le médecin traitant du membre du personnel et décide de toute mesure pour respecter tant la mission du médecin traitant que l’intérêt de l’Etat. Le médecin-conseil de l’Etat établit une attestation d’aptitude, d’aptitude sous conditions ou d’inaptitude à occuper la fonction. Il précise les contre-indications qui justifient son attestation.
4 L’indemnité pour incapacité de travail peut être réduite ou supprimée en cas d’abus ou lorsque l’accident ou la maladie sont dus à une faute grave du fonctionnaire.
5 La durée des prestations prévues à l’alinéa 2 ne peut dépasser 730 jours civils (520 jours de travail) au total sur une période d’observation de 1 095 jours civils (780 jours de travail).
6 L’Etat récupère les prestations que le fonctionnaire ou l’employé reçoit des assurances sociales cantonales ou fédérales ainsi que les prestations d’une institution de prévoyance.

Employé
Art. 59       Absence pour cause de maladie ou d’accident (RPAC)

1 Pendant la première année de service, le traitement est :
a)  réduit de moitié, en cas d’absence continue ou discontinue pour cause de maladie justifiée excédant :
1°  2 semaines de travail durant les 3 premiers mois,
2°  8 semaines de travail dès le 4e mois sans imputation de la période prévue au point précédent;
b)  supprimé après 3 mois d’absence continue ou discontinue.
2 En cas d'abus ou lorsque la maladie est due à une faute grave de l'employé, le traitement peut être réduit ou supprimé.
 3 En cas d’accident ou lorsque les rapports de service ont duré plus d’une année, les dispositions de l’article 54 sont applicables.

 Auxiliaire
Art. 64       Absences (RPAC)

1 En cas d’absence pour cause de maladie ou d’accident, attestée par un certificat médical, ou pour cause de service militaire, de service civil, ou de protection civile, seul l’auxiliaire exerçant une activité régulière faisant l’objet d’une rétribution mensuelle a droit à une indemnité remplaçant le salaire.
2 Dans ce cas, les articles 41 et 59 s’appliquent.

 Stagiaire
Art. 80       Principe (RPAC)

1 L’indemnité mensuelle du stagiaire est fixée par l’office du personnel.
2 Le stagiaire a droit à son indemnité dès le jour où il occupe sa fonction et jusqu’au jour où, pour toute raison, il cesse de l’occuper.

 Agent spécialisé
Art. 87       Absence pour cause de maladie ou d’accident (RPAC)

1 Pendant la première année de service, le traitement de l’agent spécialisé est :
a)  réduit de moitié, en cas d’absence pour cause de maladie établie par certificat médical, continue ou discontinue, excédant un mois au total sur une période de 6 mois à compter du premier jour d’absence;
b)  réduit de moitié après 5 jours ouvrables d’absence au total, non justifiée par certificat médical, sur une période de 6 mois, à compter du premier jour d’absence;
c)  supprimé après 3 mois consécutifs d’absence.
2 En cas d’accident ou lorsque les rapports de service ont duré plus d’une année, les dispositions de l’article 54 sont applicables.

2. Commentaire

Le contrôle des absences est de la compétence des ressources humaines des départements, respectivement des services. Il est donc impératif que ces derniers signalent rapidement au responsable des ressources humaines de leur département les membres du personnel concernés par les dispositions réglementaires afin que le service des paies et assurances du personnel puisse procéder aux retenues de traitement au moment adéquat, et non pas de façon rétroactive.

Dispositions particulières relatives à la première année de service

Durant la première année de service, il convient de réduire et/ou de supprimer le traitement du membre du personnel (exemples de réduction et suppression du traitement pour cause d'absence dans la 1ère année d'activité).

La situation particulière des agents spécialisés particulière est réglée selon les dispositions de l'art. 87 RPAC.

Dispositions relatives à la deuxième année de service

Le fonctionnaire, l'employé, l'auxiliaire ou l'agent spécialisé a droit, dès la 2ème année d'activité, à son traitement en cas d'absence pour cause de maladie durant 730 jours civils sur une période 1095 jours civils (art. 54, 59, 64, al. 2 et 87 RPAC). Il en est de même en cas de cumul d'un accident non professionnel et d'une maladie non professionnelle.

Pour cela, une prime de 0,1% est prélevée sur le salaire du membre du personnel concerné.

A noter que l'Etat de Genève n'a pas conclu d'assurance-maladie collective; chaque membre du personnel doit obligatoirement être affilié auprès d'une caisse-maladie.

Dispositions relatives à l'incapacité de travail pour cause d'accident

En cas d’absence pour cause d’accident professionnel – non professionnel, il y a lieu de faire une déclaration d'accident à transmettre à l'assureur accident accompagné des certificats médicaux.

L’indemnité pour incapacité de travail peut être réduite ou supprimée en cas d’abus ou lorsque l’accident ou la maladie sont dus à une faute grave du fonctionnaire.

3. Procédure/processus

Le tableau ci-après récapitule l'impact des absences sur le traitement selon les différentes catégories de personnel et les causes d'absence.

Le droit au traitement est également détaillé dans le document "Droit au traitement durant les 730 jours civils sur une période de 1095 jours civils en cas d'incapacité de travail pour cause de maladie et/ou d'accident non professionnel".

Dans les situations exceptionnelles où les rapports de service subsistent à l'issue de 730 jours civils d'absence pour cause de maladie ou d'accident, soit au terme du délai pendant lequel le traitement est garanti (art. 54, al. 2 RPAC), l'interruption partielle et/ou totale de l'activité professionnelle a une incidence sur le montant du 13ème salaire. En effet, celui-ci est calculé semestriellement à partir des traitements mensuels versés, lesquels tiennent compte des périodes de présence et d'absence.

MALADIE

MALADIES ET ACCIDENTS

ACCIDENTS

non professionnelle

professionnels

non professionnels

Fonctionnaires

Plein traitement durant 730 jours civils au

maximum sur une période d'observation de 1095 jours civils. Les absences pour cause d'accidents non professionnels sont cumulées à celles de la maladie non professionnelle.

Les prestations sont versées jusqu'au terme des rapports de service. Ensuite, elles sont servies directement par l'assureur LAA, le cas échéant.

Plein traitement durant 730 jours civils au maximum sur une période d'observation de 1095 jours civils. Les absences pour cause de maladie non professionnelle sont cumulées avec celles de l'accident non professionnel.

Au-delà de 730 jours civils, les prestations sont servies directement par l'assureur LAA, le cas échéant.

Employés et auxiliaires mensualisés

Pendant les 3 premiers mois de service

- réduction du traitement de moitié après 2 semaines d'absence (14 jours civils) continue ou discontinue

Idem fonctionnaires

Idem fonctionnaires

Dès le 4ème mois et jusqu'au terme de la 1ère année de service

- réduction du traitement de moitié après 8 semaines d'absence (56 jours civils) continue ou discontinue sans tenir compte des périodes d'absence des 3 premiers mois

- suppression du traitement après 3 mois d'absence (90 jours civils) continue ou discontinue en tenant compte des périodes d'absence des 3 premiers mois

Idem fonctionnaires

Idem fonctionnaires

Dès la 2ème année de service

Idem fonctionnaires

Idem fonctionnaires

Idem fonctionnaires

Auxiliaires payés

à l'heure

Pas de prestation.

Les prestations sont servies directement par l'assureur LAA, le cas échéant.

Les prestations sont servies directement par l'assureur LAA, le cas échéant.

Apprentis

L'apprenti a droit à son indemnité tant que dure effectivement son apprentissage.

L'apprenti a droit à son indemnité tant que dure effectivement son apprentissage.

Au terme du contrat d'apprentissage, les prestations sont servies directement par l'assureur LAA, le cas échéant.

L'apprenti a droit à son indemnité tant que dure effectivement son apprentissage.

Au terme du contrat d'apprentissage, les prestations sont servies directement par l'assureur LAA, le cas échéant.

Stagiaires

Stagiaires rémunérés

Stagiaires non rémunérés

Le stagiaire a droit à son indemnité dès le jour où il occupe sa fonction et jusqu'au jour où le stage prend fin (soit à l'échéance prévue, soit si l'une des parties y met fin pour tout motif).

Pas de prestation.

Le stagiaire a droit à son indemnité dès le jour où il occupe sa fonction et jusqu'au jour où le stage prend fin (soit à l'échéance prévue, soit si l'une des parties y met fin pour tout motif). Au terme du stage, les prestations sont servies directement par l'assureur LAA, le cas échéant.

Pas de prestation.

Le stagiaire a droit à son indemnité dès le jour où il occupe sa fonction et jusqu'au jour où le stage prend fin (soit à l'échéance prévue, soit si l'une des parties y met fin pour tout motif). Au terme du stage, les prestations sont servies directement par l'assureur LAA, le cas échéant.

Pas de prestation.

Agents spécialisés

1ère année

dès la 2ème année

a) avec certificat médical : réduction du traitement de moitié après 1 mois d'absence (30 jours civils) continue ou discontinue sur une période d'observation de 6 mois (180 jours civils) à compter du 1er jour d'absence

sans certificat médical : réduction du traitement de moitié après 5 jours ouvrables d'absence au total sur une période d'observation de 6 mois (180 jours civils) à compter du 1er jour d'absence

b) traitement supprimé après 3 mois (90 jours civils) consécutifs d'absence

			Idem fonctionnaires

Idem fonctionnaires

Idem fonctionnaires

Idem fonctionnaires

Idem fonctionnaires

Lois et règlements	art. 54, 59, 64, 80 et 87 RPAC
art. 13 à 15, 20 et 21 RPPE


title_fr: 02.02.09 Gratification pour 25 et 30 années de service

content_fr:
Les membres du personnel reçoivent après 25 ans de service, une gratification de Fr. 2'000.- avec le traitement du mois coïncidant avec leurs 25 ans de service.

Une seconde gratification, également de Fr. 2'000.-, est versée à l'occasion des 30 ans de service, selon les mêmes modalités.

Lois et règlements	art. 20 B 5 15
art. 13D B 5 15.01


title_fr: 02.02.10 Allocation de naissance

content_fr:
1.  Base légale

 Art. 5 J 5 10  LAF                  L'allocation de naissance

  L'allocation de naissance est une prestation unique accordée selon les conditions prévues par la loi fédérale et ses dispositions d'exécution.

 Art. 21 B 5 15  LTrait                 Allocation à la naissance

  Les membres du personnel reçoivent une allocation de 500 F lors de la naissance ou de l’adoption de chacun de leurs enfants, sans préjudice des prestations prévues par la loi sur les allocations familiales, du 1er mars 1996.

 Art. 13E  B 5 15.01  RTrait           Allocation à la naissance

  1 L’allocation prévue par l’article 21 de la loi est versée au père ou à la mère lorsque :

 a)  les deux conjoints travaillent à l’Etat de Genève, ou dans l’un de ses établissements publics médicaux, et que l’avis de naissance, dûment accompagné de la renonciation écrite de l’un des parents au versement de l’allocation, a été notifié; à défaut de renonciation écrite, l’allocation est versée par moitié au père et par moitié à la mère;

 b)  seul l’un des conjoints travaille à l’Etat de Genève, ou dans l’un de ses établissements publics médicaux, et que l’avis de naissance a été notifié.

 2 Le placement d’un enfant en vue d’adoption donne droit à une allocation d’accueil de 500 F le mois au cours duquel l’enfant est placé dans sa future famille et pour autant que l’enfant soit âgé de moins de 10 ans. Le versement de l’allocation d’accueil est soumis aux mêmes conditions que le versement de l’allocation à la naissance.

2.  Commentaire

 Sous réserve des conditions posées par chacune des lois précitées, une allocation de naissance est versée en vertu de :

- la loi sur les allocations familiales (art. 5 J 5 10) : il s'agit d'une prestation unique pour l'enfant d'une mère domiciliée en Suisse, versée par le service cantonal d'allocations familiales, qui s'élève à Frs. 2'000.- (dès le 1er janvier 2012) ;

- la loi concernant le traitement et les diverses prestations alloués aux membres du personnel de l'Etat, du pouvoir judiciaire et des établissements hospitaliers (art. 21 B 5 15) : cette allocation est versée par l'employeur indépendamment de l'allocation prévue à l'art. 5 J 5 10.

3. Processus/procédure

 Néant.

Lois et règlements	art. 5 J 5 10
art. 21 B 5 15
art. 13E B 5 15.01


title_fr: 02.02.11 Imposition à la source

content_fr:
Le service des paies et assurances du personnel de l'Etat est chargé d'appliquer les dispositions en matière d'imposition à la source.

Lois et règlements	D 3 20
D 3 20.01


title_fr: 02.02.12 13ème salaire

content_fr:
1. Base légale

Art. 2 Echelle des traitements B 5 15 (LTrait)
1 Les traitements annuels, 13e salaire inclus, sont déterminés selon l'échelle des traitements.

Art. 10 Droit au traitement B 5 15 (LTrait)
1 Le droit au traitement prend naissance le jour de l’entrée en fonctions et s’éteint le jour de la cessation des rapports de service.
2 Le traitement est payé en 13 mensualités égales.

Art. 16 Versement du 13èmesalaire B 5 15 (LTrait)
1 Le 13e salaire est versé en 2 mensualités, la moitié avec le traitement de juin et l'autre moitié avec le traitement de décembre.
2 Le 13e salaire représente le 1/13 du traitement annuel fixé à l'article 2 de la loi B 5 15.

Art. 17 Calcul des années de service B 5 15 (LTrait)
1 Les années de service sont comptées dès le moment où les membres du personnel ont exercé une activité régulière au service de l’Etat. Toutefois, le règlement détermine comment sont comptées les années de service à temps partiel.
2 S’il n’y a pas d’interruption entre les 2 emplois, les années passées au service de la Confédération, du canton ou d’une commune genevoise, ainsi que d’une fondation ou d’un établissement de droit public genevois sont prises en considération.
3 Les années consacrées exclusivement à l’éducation des enfants ne constituent pas une interruption au sens de l’alinéa 2.

Art. 18 Montant déterminant B 5 15 (LTrait)
1 Si les membres du personnel n'ont pas consacré la totalité de leur temps à leur fonction pendant les 12 mois précédant le paiement du 13e salaire, ce dernier est calculé prorata temporis.
2 Il en va de même des personnes qui prennent leur retraite dans l'année considérée.

Art. 13A Versement et calcul du 13èmesalaire B 5 15.01 (RTrait)
2 Le montant du 13e salaire correspond à 1/13 du traitement annuel, à l'exclusion de toute indemnité, quelle qu'en soit la nature.
3 Une part proportionnelle du 13e salaire (prorata temporis) est due en cas d'engagement ou de fin des rapports de service en cours d'année.
4 Le 13e salaire est réputé inclus dans le salaire du personnel auxiliaire rétribué à l'heure ou sur facture.
5 Est considérée comme activité régulière au sens de l’article 17 de la loi, une activité continue faisant l’objet d’une rétribution mensuelle.

2. Commentaire

Le 13ème salaire est dû à l'ensemble des membres du personnel dont le traitement est régi par la loi B 5 15 (art. 1, al. 1 LTrait), à l'exception des stagiaires, apprentis et titulaires de certaines fonctions "hors classes" (art. 1, al. 2 et art. 3 LTrait).

Le système de rémunération mis en place au 01.01.2009 comprend un 13ème salaire, qui remplace la prime de fidélité. Celui-ci est intégré à l'échelle des traitements.

3. Processus/procédure

A. Situation générale

Pour un membre du personnel mensualisé, le 13ème salaire correspond à son traitement annuel issu de l'échelle de traitement, divisé par 13, pour autant que sa situation n'ait pas changé en cours d'année (ex: promotion, fin d'activité, etc.).

Le 13e salaire est versé en deux fois (pour moitié en juin et décembre). La part du 13ème salaire payé en juin est calculée sur la base du salaire cumulé du 1er janvier au 30 juin et la part du 13ème salaire payé en décembre est calculée sur la base du cumul du 1er juillet au 31 décembre.

Pour un membre du personnel payé à l'heure, le 13ème salaire est inclus dans le montant horaire. La part vacances appliquée aux heures payées s'applique également sur la part 13ème salaire.

B. Impact sur le 13èmesalaire en cas de changements de situation en cours d'année

Le 13ème salaire versé en juin et décembre est calculé proportionnellement à chaque changement de situation en cours d'année (promotion, modification de taux d'activité, etc.), en tenant compte des traitements perçus.

C. Impact sur le 13èmesalaire en cas de pluralité de fonctions et de changements de situation en cours d'année

Si un membre du personnel exerce différentes fonctions donnant lieu au 13ème salaire, celui-ci est calculé au prorata pour chaque engagement (fonction).

En règle générale, le 13ème salaire correspond à la somme des traitements perçus sur la période considérée, divisée par 12.

Exemple : contrat 1 : secrétaire 1 (classe 9/annuité 4) à 50% du 1er février 2009 au 31 octobre 2009 soit Fr. 2'639.30/mois

contrat 2 : assistante de direction (classe 14/annuité 4) à 25% du 1er juin 2009 au 31 décembre 2009 à Fr. 1'644.55/mois

Le 13ème salaire est calculé comme suit :

contrat 1 : 2'639.30 x 5 mois = 13'196.40 / 12 soit Fr. 1'099.70 versés à fin juin 09

2'639.30 x 4 mois = 10'557.00 / 12 soit Fr. 879.75 versés à fin décembre 09

contrat 2 : 1'644.55 x 1 mois = 1'644.55 / 12 soit Fr. 137.05 versés à fin juin 09

1'644.55 x 6 mois = 9'867.30 / 12 soit Fr. 822.30 versés à fin décembre 09

Lois et règlements	art. 16 à 18 B 5 15 (LTrait)
art. 13A B 5 15.01 (RTrait)


title_fr: 02.02.13 13ème salaire - mécanisme de compensation

content_fr:
Passage au nouveau système de compensation

La compensation, telle que définie aux articles 46 B 5 15 et 16 B 5 15.01, s'appuie sur une comparaison des traitements versés chaque année au collaborateur en application de l'ancien et du nouveau système, tout au long de sa carrière.

Pour ce faire, le calcul consiste à remonter dans le passé jusqu'à la date d'engagement à l'Etat (date d'origine des droits à la prime de fidélité) de l'individu.

Il est tenu compte de la progression salariale dans les deux systèmes de rémunération.

En pratique, l'ancienne échelle, augmentée de la progression de la prime de fidélité et de l'annuité, est comparée à la nouvelle échelle (y compris la progression de l'annuité).

Chaque année, sur la base de cette comparaison, le système détermine :

1. Les collaborateurs avantagés dans le nouveau système;

2. Les collaborateurs désavantagés dans le nouveau système.

1. Cas du collaborateurs d'emblée désavantagé dans le nouveau système au 1er janvier 2009

On parlera dans ce cas de "régime de compensation immédiate".

La différence de rémunération annuelle entre l'ancien système et le nouveau système est intégralement compensée. La compensation immédiate est soumise aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu, mais pas à la LPP.

Règles de versement

La compensation immédiate est versée dès le premier mois de la mise en œuvre du nouveau système de rémunération (janvier 2009), et jusqu'à la sortie du collaborateur.

La compensation est versée mensuellement, sous la forme d'un douzième de la différence annuelle à compenser, et au prorata de l'activité du collaborateur sur le mois considéré.

En cas de départ de l'employé pour retraite, Rente-Pont AVS, démission ou licenciement, la compensation n’est plus versée.

En cas de transfert entre employeurs figurant sur la liste des institutions appliquant les normes salariales de l'Etat (fiche 01.03.09), le droit à la compensation est maintenu. Le mécanisme de comparaison et de versement est repris par le nouvel employeur, sur la base des informations transmises par l'employeur précédent.

En cas de changement de classe de traitement (promotion, rétrogradation, réévaluation de fonction), le montant de la compensatoire immédiate versé le mois précédant le changement de situation continue à être versé tous les mois jusqu'à la fin de sa carrière.

2. Cas de collaborateur avantagé dans le nouveau système

Il s'agit du cas de l'employé présent en décembre 2008 et pour lequel le nouveau système est favorable lors de son introduction le 1er janvier 2009.

Dans ce cas, on parlera de "régime de compensation temporaire", et on calculera pour le collaborateur un "solde de compensation".

Pour ce faire, le calcul consiste à remonter dans le passé jusqu'à la date d'engagement à l'Etat (date d'origine des droits à la prime de fidélité) de l'individu.

Ce solde de compensation correspond à la différence de rémunération théorique, calculé à un taux de 100% (quel que soit le taux d'activité effectif du collaborateur dans le passé), entre la date d'engagement à l'Etat (date d'origine des droits à la prime de fidélité) et le 1er janvier 2009, date du passage dans le nouveau système.

Le "solde de compensation" ainsi défini sera utilisé dès lors que le traitement versé en application du nouveau système de rémunération deviendra ultérieurement défavorable par rapport à l'ancien système (avec maintien des mécanismes salariaux).

Le régime de compensation temporaire

Le montant de la compensation temporaire correspond à la différence entre le traitement annuel de l'ancien système et du nouveau système pour l'année considérée.

Le montant de la compensation temporaire versé est soumis aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu, mais pas à la LPP.

La compensation temporaire est versée dès que le nouveau système de rémunération devient défavorable pour le collaborateur.

Le versement est effectué à concurrence du solde de compensation calculé lors du démarrage du nouveau système.

Cette compensation est versée mensuellement, sous la forme d'un 12ème de la différence annuelle à compenser et au prorata de l'activité du collaborateur sur le mois considéré.

En cas de transfert (entre entités soumises à la loi sur les traitements du personnel B 5 15), le solde de compensation est transmis au nouvel employeur, à sa valeur au moment du transfert.

En cas de départ (retraite, démission, etc.), le solde de compensation est perdu (remis à zéro). Il ne constitue donc pas un acquis dont peut se prévaloir le collaborateur.

En cas de congé sans traitement, le solde de compensation reste acquis au retour du collaborateur.

En cas de changement de classe de traitement (promotion, rétrogradation, réévaluation de fonction), le solde de compensation est perdu et remis à zéro, pour autant qu'aucune compensation temporaire n'ait encore été versée. Dans le cas contraire, la somme correspondant au montant compensatoire versé le mois précédant le changement de situation continue à être versé tous les mois, jusqu'à épuisement du solde de compensation.

Hypothèses liées au calcul du solde compensation du collaborateur

L'historique des individus est reconstitué sur la base de leur situation contractuelle en vigueur le jour précédant la bascule, soit le 31 décembre 2008. Il n'est donc pas tenu compte des changements de situation (promotion, réévaluation, etc.) qui se seraient produits dans le passé.

En remontant dans le passé, le programme applique (à l'envers) les décisions de progression des annuités et de la prime de fidélité prises par le Conseil d'Etat (et tient donc compte des blocages éventuels survenus dans le passé).

Le programme tient compte du versement éventuel d'un complément de prime de fidélité à 40% dû pour décembre 2008.

Le calcul remonte dans le passé jusqu'à la date d'origine des droits de l'individu, considérée comme son entrée dans le système salarial de l'Etat de Genève.

Lois et règlements	art. 46 B 5 15
art. 16 B 5 15.01


title_fr: 02.02.14 Echelle des traitements

content_fr:
L'échelle des traitements se trouve à l'adresse : https://www.ge.ch/document/conditions-salariales

Lois et règlements art. 2 B 5 15
art. 1 et ss B 5 15.01
art. 1 et ss B 5 15.20


title_fr: 02.02.15 Rémunération des apprentis

content_fr:
1. Base légale

Art. 72 Principe B 5 05.01 (RPAC)

1 L'indemnité mensuelle de l'apprenti est fixée par l'office du personnel, d'entente avec l'office pour l'orientation, la formation professionnelle et continue.
2 L’apprenti a droit à son indemnité tant que dure effectivement son apprentissage.

2. Commentaire

L'indemnité mensuelle, pour toutes les catégories d'apprenties et d'apprentis, est fixée comme suit :

- apprenti en 1ère année : Frs. 820.-

- apprenti en 2ème année : Frs. 1'030.-

- apprenti en 3ème année : Frs. 1'604.-

- apprenti en 4ème année : Frs. 1'884.-

3. Procédure/processus

Néant

Lois et règlements	art. 72 B 5 05.01 (RPAC)


title_fr: 02.02.16 Rémunération des stagiaires

content_fr:
1. Base légale

Art. 80 Principe B 5 05.01 (RPAC)

1 L’indemnité mensuelle du stagiaire est fixée par l’office du personnel.
2 Le stagiaire a droit à son indemnité dès le jour où il occupe sa fonction et jusqu’au jour où, pour toute raison, il cesse de l’occuper.

2. Commentaire

Le stage est une période déterminée accomplie dans un environnement professionnel par des étudiants dans le cadre de leur cursus scolaire ou d'enseignement supérieur (Université, HES), en prolongement des cours ou durant l'enseignement théorique.

En principe, le stage est indemnisé, à l'exception des deux types de stages suivants.

1) Stage d'observation et de découverte, qui permet une première approche d'un métier ou d'un domaine professionnel sur le terrain et qui est clairement défini dans le temps (durée maximum de 3 semaines). Ce stage d'information professionnelle de courte durée est obligatoire ou vivement conseillé par l'Ecole pour favoriser un choix d'orientation professionnelle et de formation.

Si le stage est obligatoire dans le cadre de la formation, il fait l'objet d'une convention de stage tripartite (stagiaire, entreprise et école). Le stagiaire est  rémunéré aux conditions et selon les modalités définies dans l' "Annexe aux normes d'engagement" diffusée par l'Office du personnel de l'Etat (OPE). L'assurance accidents et l'assurance responsabilité civile sont prises en charge par le DIP.

Lorsqu'il s'agit d'un stage à l'initiative du candidat, celui-ci doit enregistrer son stage auprès de l'Office pour l'orientation, la formation professionnelle et continue (OFPC) au moyen du formulaire accessible sur le site Internet, ce qui lui permet de bénéficier d'une couverture accident. Le répondant du stage reçoit une confirmation de cet enregistrement qui précise les données du stage ainsi que les coordonnées du candidat et/ou du répondant légal.

2) Stage durant lequel l'apprenant n'effectue pas de prestation pour le service mais collecte des informations ou données, dans le cadre des objectifs qui lui sont fixés exclusivement par le lieu de formation.

Pour qu'un stage soit indemnisé, il est indispensable que les conditions de stage ainsi que les prestations à fournir (objectifs de stage) aient été définies par le service qui accueille le stagiaire.

Le stage est rémunéré aux conditions et selon les modalités définies dans l'Annexe aux normes d'engagement diffusée par l'OPE.

Le Conseil de surveillance du marché de l'emploi (CSME) a validé des critères permettant de considérer si une situation de stage est conforme aux dispositions en vigueur : https://www.ge.ch/engager-personne-stage

3. Procédure/processus

Néant

Lois et règlements	art. 80 B 5 05.01 (RPAC)


title_fr: 02.02.17 Tarifs des superviseurs

content_fr:
Définition

La supervision est un acte de formation de base ou continue, composé concrètement d'une série d'entretiens entre un professionnel (le supervisé)1et un autre professionnel spécialement formé à cet effet (le superviseur). Les entretiens peuvent se faire individuellement, en groupe (collectivement) ou en équipe et portent sur des situations concrètes et actuelles de la vie professionnelle vécues par le supervisé ou les supervisés. Ces situations sont tirées du champ professionnel. La vie privée du ou des supervisés n'est pas l'objet de la supervision.

Il existe plusieurs types de supervision :

La supervision professionnelle (individuelle et collective) :

a) La supervision professionnelle individuelle est appropriée lorsqu'un professionnel désire ou doit réfléchir à ses interventions et son fonctionnement professionnels.

b) La supervision professionnelle collective s'adresse à plusieurs professionnels exerçant une fonction dans un champ professionnel similaire (par exemple pour le travail social: éducateur social, assistant social et animateur socioculturel), désirant réfléchir à des actions professionnelles auxquelles ils se trouvent confrontés. Ils peuvent appartenir à des institutions ou des entreprises différentes. La confrontation des expériences diverses permet un partage de perceptions et un enrichissement mutuel.

La supervision d'équipe

La supervision d'équipe s'adresse à une équipe de travail déjà composée (des fonctions différentes, par exemple : éducateur social, psychologue, secrétaire) qui désire porter un regard critique sur ses prestations professionnelles. Elle peut aborder, en fonction de la demande de l'équipe et du contrat établi avec le superviseur, plusieurs champs du domaine professionnel.

La supervision vise donc à une meilleure compréhension de son action professionnelle, aspect réflexif pour ensuite travailler de façon plus autonome et plus sûre.

Tarifs

Les superviseurs internes et externes à l'administration cantonale genevoise, indépendamment de leur fonction occupée, sont rémunérés au tarif-horaire (60 minutes) suivant :

Supervision individuelle Fr. 140.- par heure2

Supervision collective Fr. 200.- par heure

Supervision d'équipe Fr. 225.- par heure

Les médecins pratiquant des supervisions sont rémunérés aux mêmes tarifs que les médecins consultants.

Conditions et principes

Les superviseurs doivent être au bénéfice d'une formation qualifiante et reconnue dans le domaine considéré.

Toute demande de supervision est à adresser au responsable des ressources humaines, lequel examine et valide la demande. L'association romande des superviseurs tient à jour une liste à disposition à laquelle il peut être fait recours.

Les frais relatifs aux supervisions émargent au budget des départements concernés.

Le paiement des supervisions est effectué par le service des paies et assurances du personnel de l'Etat de Genève ou ceux des établissements publics médicaux ou autonomes. Les superviseurs, au bénéfice d'un statut d'indépendant - qui justifient d'une affiliation à une caisse de compensation - sont rémunérés sur la base d'une facture, selon les tarifs susmentionnés, par les directions financières des départements ou des établissements concernés.

1 Pour éviter les lourdeurs qu'entraînerait dans le document la répétition systématique des termes masculin et féminin pour désigner des personnes, seul le genre masculin a été retenu comme genre générique.
2Lorsque la situation exige qu'il soit fait appel aux compétences spécialisées d'un-e psychologue, le tarif d'une supervision individuelle est de Fr. 170.- par heure.


title_fr: 02.02.19 Indemnité pour service de nuit police

content_fr:
1. Base légale

Art. 1 RIPol Indemnité pour service de nuit

1 L'indemnité pour service de nuit est versée pour les heures de travail effectuées entre 19 h 00 et

06 h 00.
2 Le montant de cette indemnité est fixé par l'office du personnel de l'Etat comme pour l'ensemble de la fonction publique.

2. Commentaire

Cette indemnité recouvre une partie de la pénibilité du travail en horaire de nuit. Elle est versée à tout policier dont les missions et la planification horaire impliquent un travail nocturne.

Le montant de l'indemnité de service de nuit des fonctionnaires de la police et des agents de la police de la sécurité internationale est fixé par analogie à l'article 11D, alinéa 2 RTrait.

Le montant est adapté au coût de la vie selon les mêmes règles que l'échelle de traitement de l'Etat.

A noter que les consignes et piquet à domicile ne donnent pas droit à l'indemnité (concernant le piquet, voir  fiche 03.01.01).

3. Processus/procédure

Néant.

Lois et règlements	art. 1 RIPol F 1.05.10


title_fr: 02.03.01 Participation à des séances de conseil d'administration

content_fr:
L'arrêté du Conseil d'Etat daté du 11 novembre 1998 prévoit que les magistrat-e-s et fonctionnaires membres de conseils d'administration de sociétés, d'établissements ou de fondations de droit public ont droit aux indemnités ou jetons de présence dus pour autant que les séances aient lieu en-dehors des heures de travail.

Dans le cas contraire, les intéressé-e-s sont tenu-e-s de rétrocéder leurs indemnités ou jetons de présence à l'Etat.

Conformément au manuel d'organisation financière de la direction générale des finances de l'Etat, ces rétrocessions sont à imputer sous la nature 434.04 du centre de responsabilité auquel "le bénéficiaire virtuel" est rattaché.

NB : La rétrocession ne s'applique pas aux membres élus par les assurés ou désignés par un parti politique dans les comités de la Caisse de prévoyance de l'Etat de Genève (CPEG) et de la Caisse de prévoyance de la police (CP).


title_fr: 02.03.02 Indemnités reçues par les collaborateurs/trices lors de conférences, participation à des séminaires ou formation

content_fr: Les collaborateurs et collaboratrices de l'Etat qui touchent des indemnités à l'occasion de présentations, conférences, séminaires ou formations, dans le cadre de leurs fonction sont tenu-e-s de les rétrocéder à l'Etat pour autant que ces évènements aient lieu pendant les heures de travail.


title_fr: 03.03.06 Décharge syndicale

content_fr:
Provision de temps libéré pour exercer des activités syndicales

1. Sous la supervision des différentes commissions paritaires (personnel administratif et technique, personnel enseignant et personnel de police), l'ensemble des heures de décharges sont gérées par les organisations du personnel reconnues par le Conseil d'Etat, qui tiennent un décompte annuel. Celui-ci est ensuite remis aux instances concernées.

2. Les décharges sont comptées en heures mais ne sont pas inférieures à une heure.

3. Pour le personnel soumis à l'enregistrement mécanique de l'horaire, le code 22 (mission) est utilisé pour enregistrer l'absence.

4. Le-la responsable hiérarchique est tenu-e d'accorder la décharge, sauf besoins impératifs du service.

5. Les ayants droit sont ceux et celles qui sont affilié-es aux organisations du personnel reconnues par le Conseil d'Etat.


title_fr: 02.03.04 Utilisation de voitures privées + formule à utiliser

content_fr:
Les modalités d'octroi de telles indemnités sont fixées par le règlement B 5 15.24. Celui-ci rappelle que les déplacements professionnels doivent être effectués de préférence avec les transports publics. C'est seulement lorsque ce mode de transport est inapproprié et que le département a donné son accord que les membres du personnel peuvent utiliser leur véhicule particulier à des fins professionnelles.

Les membres du personnel qui font un usage occasionnel (inférieur à 2'000 Km/an) de leur véhicule doivent fournir chaque mois à la comptabilité de leur département un décompte des kilomètres parcourus indiquant la justification de ceux-ci.

Les indemnités versées sont dans ce cas fixées à l'article 3 du règlement B 5 15.24.

Formulaire : les demandes doit être effectuée au moyen du formulaire disponible dans le répertoire des modèles :

V:\Referentiel_Bureautique\Groupe\Modeles\Formules_RH\Debours_note_frais.xlt (copier-coller le lien dans votre navigateur).

Lois et règlements	art. 2-8 et 16 B 5 15.24


title_fr: 02.03.05 Prise en charge des frais de repas

content_fr:
Afin d'uniformiser la pratique, nous vous rappelons que le remboursement des frais de repas sont remboursés à concurrence d'un montant maximal de 35 F, sur présentation des justificatifs détaillés, et ce conformément au règlement fixant les indemnités de déplacement aux membres du personnel.

Lois et règlements	art. 9 et ss B 5 15.24


title_fr: 02.03.06 Indemnité pour remplacement dans une fonction supérieure + formule

content_fr:
1. Base légale

Art. 12 Remplacement dans une fonction supérieure (RTrait)

1 Le titulaire qui est occupé dans une fonction supérieure à la sienne a droit à une indemnité lorsque le remplacement est d’une durée supérieure à 30 jours de travail par année civile. L’indemnité n’est pas due si l’activité exercée dans la fonction supérieure rentre dans le cadre des obligations de service du titulaire. Ne sont prises en considération que les périodes d’au moins 5 jours de travail consécutifs sur une année.

2 L’indemnité est égale à la différence entre les traitements minimums des fonctions type concernées. Elle est due dès le 1er jour du remplacement aux conditions de l’alinéa 1.

3 En cas de remplacement partiel, une indemnité équitable est versée.

4 L’indemnité n’est pas due en cas de remplacement pour vacances.

Cette disposition doit être examinée à la lumière de l’article 4 du même règlement qui prévoit

Art. 4 Code complémentaire 9 (RTrait)

En principe, seuls les candidats qualifiés peuvent être engagés; toutefois si, lors de son engagement, le futur titulaire n'a pas encore le titre correspondant au niveau d'exigence requis pour la fonction, il se voit attribuer le code complémentaire 9, impliquant une diminution maximale de 2 classes par rapport à la classe prévue pour la fonction. Le même code est applicable lors de la nomination.

Ainsi, un titulaire qui ne justifie pas du requis de formation pour l'exercice de la fonction qu'il occupe se voit attribuer un code 9. Ce code restrictif est maintenu dans le cadre d'un remplacement dans une fonction supérieure, puisqu'un titulaire qui n'a pas le titre requis pour la fonction qu'il occupe, ne saurait l'avoir pour une fonction supérieure.

L'article 12 du règlement doit encore être lu en regard de l'art. 11 al. 1 de la loi concernant le traitement et les diverses prestations allouées aux membres du personnel de l'Etat et des établissements hospitaliers (B 5 15). Celui-ci prévoit que:

Art. 11 Traitement initial (LTrait)

1 Durant une période probatoire, le traitement initial peut se situer au-dessous de celui fixé pour la fonction.

Ainsi, si le traitement initial se situe au-dessous de celui fixé par la fonction, le traitement versé dans le cadre du remplacement se trouvera également en dessous de celui fixé pour la fonction remplacée.

2. Commentaire

Pour tout remplacement, il faut d’emblée examiner dans quelle mesure le supérieur hiérarchique de la personne absente peut la remplacer.

Si ce remplacement n'est pas possible et que la personne absente est remplacée par un de ses subordonnés, les étapes du processus ci-dessous doivent alors être respectées.

3. Procédure/processus

La demande, préalablement acceptée par l'autorité compétente, doit être motivée et adressée au responsable des ressources humaines (RRH) avant le remplacement dans une fonction supérieure ou, impérativement, dès le début du remplacement.

Le RRH examine la demande avec sa DRH et celle-ci, d'entente avec l'Office du personnel de l'Etat (OPE), la valide après un examen du profil du titulaire (formation et expérience professionnelle) et du niveau requis pour la fonction remplacée. Si les tâches ne sont pas totalement assumées et si un doute subsiste quant au profil du titulaire et l’adéquation de ce profil à la fonction remplacée, un descriptif précis des activités exercées devra être fourni à l'OPE qui préavisera le montant de l’indemnité à verser. A noter qu'en cas de divergence, le Conseil d'Etat tranche (art. 1A, al. 6 B 5 05.01).

Sous réserve de situations particulières dûment motivées, le traitement du membre du personnel remplacé doit être situé dans une classe de traitement supérieure, de maximum 3 classes, par rapport au niveau du traitement du remplaçant.

L'indemnité est calculée sur la différence de classes, annuité 0 du remplacé et remplaçant, à l'exclusion de toute autre indemnité.

Le calcul de l'indemnité tiendra compte du traitement initial au sein de la fonction occupée ou d'un éventuel code restrictif. Ainsi, si le traitement initial se situe au-dessous de celui fixé par la fonction, le traitement versé dans le cadre du remplacement se trouvera également en-dessous de celui fixé pour la fonction remplacée. Ce raisonnement s'applique également dans le cadre d'un code restrictif.

La durée du remplacement doit être supérieure à un mois (vacances exclues), en cas de vacances de poste, absence de longue durée pour maladie et/ou accident.

Selon les responsabilités confiées au remplaçant, une pondération peut être appliquée à son taux d'activité, mais à concurrence du taux d'activité du remplacé afin de déterminer le  montant du l'indemnité.

L'indemnité est versée après les 30 premiers jours consécutifs de remplacement avec effet rétroactif dès le 1er jour si la durée dépasse les 30 jours consécutifs. Aucun rétroactif de plus de 30 jours n'est admis.

Pour le remplacement de longue durée, une indemnité fixe (selon le taux de pondération) est versée, mais au maximum 12 mois. Si la durée doit se prolonger, l'aval de l'OPE est requis pour le renouvellement du versement de l'indemnité.

L'indemnité de remplacement dans une fonction supérieure est versée mensuellement. Elle est calculée selon la règle du 15/15 (si le remplacement prend fin le 10 du mois, l'indemnité est versée jusqu'au 15 du mois, à savoir 50%). Si le remplacement prend fin le 21 du mois, l'indemnité mensuelle est versée intégralement.

L'indemnité est supprimée dès 60 jours consécutifs d'absence du bénéficiaire.

Mode de calcul

Cas de figure 1	Situation salariale actuelle classe / annuité	Base de calcul (classe / annuité)	Traitement (annuité 0) y.c 13ème	Montant de l'indemnité annuelle	Montant de l'indemnité mensuelle

Le remplacé	22/17	22/0	115'458	14'283	1'190.25

Le remplaçant	19/20	19/0	101'175

- Formule d'annonce pour le remplacement dans une fonction supérieure (sous lecteur V:\Referentiel_Bureautique\Groupe\Modeles\Formules_RH)

N.B. : seul l'Office du personnel de l'Etat est habilité à modifier les rubriques mentionnées dans un formulaire-type.

Lois et règlements	art. 11 al. 1 B 5 15
art. 4 et 12 B 5 15.01


title_fr: 02.03.08 Indemnité "part vacances" pour auxiliaires payés à la facture

content_fr:
L'indemnité "part vacances" est fixée à 10,64% pour les auxiliaires âgés de plus de 20 ans (droit aux vacances égal à 5 semaines).

Pour les auxiliaires âgés de mois de 20 ans, l'indemnité est fixée à 13,04 % (droit aux vacances égal à 6 semaines).

Il convient de veiller tout particulièrement à ce que l'indemnité susmentionnée ne soit pas versée aux auxiliaires mensualisé-e-s.

Les stagiaires ne reçoivent pas d'indemnité "part vacances". Les vacances sont accordées en jours réels.

Lois et règlements	art. 7 B 5 05
art. 61 et ss B 5 05.01


title_fr: 02.03.09 Connaissances linguistiques

content_fr:
1.  Base légale

 Art. 11B Connaissances linguistiques  B 5 15.01 (RTrait)

1 L’utilisation de langues étrangères dans le poste de travail peut donner droit à une indemnité annuelle pour toutes les fonctions situées jusqu’à la classe 17 incluse de l’échelle des traitements.

2 Les membres du personnel qui occupent une fonction pour laquelle l’utilisation de langues étrangères est requise, ou qui bénéficient d’une classification supérieure à celle normalement prévue pour leur fonction, ne peuvent prétendre à cette indemnité.

3 L’indemnité peut être versée aux personnes titulaires d’un diplôme d’une école reconnue ou ayant réussi un test de connaissances.

2.  Commentaire

Les langues étrangères prises en considération au sein de l'administration sont les langues allemande, italienne, anglaise, espagnole, portugaise, russe, albanaise et arabe ainsi que le tigrigna.

La connaissance des langues étrangères précitées est prise en considération pour les fonctions situées jusqu'à la classe 17 incluse, quel que soit le niveau de formation exigé. L'indemnité est versée uniquement si les conditions 1 et 2 sont réunies.

1) La pratique de la langue est orale, régulière et utile à la fonction occupée.

2) Le membre du personnel est en contact direct avec la population genevoise et il est donc nécessaire qu'il puisse s'exprimer instantanément sans la possibilité d'utiliser des outils de traduction de type informatique.

A noter que la pratique écrite des langues étrangères précitées n'est pas indemnisée dans la mesure où des outils de traduction peuvent être utilisés. Si des documents nécessitent une traduction officielle, il sera fait appel à des traductrices et traducteurs certifiés.

Le membre du personnel qui bénéficie de cette indemnité est rendu attentif qu'il doit se rendre disponible en cas de besoin.

Enfin, les hiérarchies sont invitées à examiner régulièrement la pertinence du versement des indemnités en fonction des besoins du service.

Restrictions au principe

Pour les policiers,l'usage d'une langue étrangère fait partie intégrante de la classe de fonction obtenue. En conséquence, seule la pratique d'une seconde langue étrangère en niveau 1 peut entrer en considération dans l'octroi d'une indemnité, et ceci après avoir passé les tests pour les 2 langues.

Exception au principe

Lorsque l'utilisation d'une langue étrangère est requise par la fonction occupée, ou lorsque le membre du personnel bénéficie d'une classe de fonction supérieure à celle normalement prévu pour sa fonction, l'indemnité ne peut être allouée (art. 11B, al. 2 B 5 15.01).

Remarque : Après 60 jours d'absence consécutifs, le versement de l'indemnité cesse. Le responsable des ressources humaines doit informer le service des paies et assurances du personnel. L'exemple ci-dessous illustre comment l'indemnité est réduite en cas d'absence maladie/accident ou de congé maternité.

Absence du 15 juin au 15 septembre, soit 76 jours d'absence à 100%. Du 15 juin au 13 août, le droit à l'indemnité perdure. Dès le 14 août (dépassement de 60 jours), la déduction du montant de l'indemnité est calculée au prorata temporis, sur la base du taux d'incapacité.

3.  Procédure/processus

 Il convient de se référer au processus ci-annexé et, le cas échéant, d'utiliser le formulaire "Demande de prise en considération de langues étrangères au poste de travail".

Connaissances linguistiques, octroi de l'indemnité (annexe)

Demande de prise en considération de langues étrangères au poste de travail

N.B. seul l'Office du personnel de l'Etat est habilité à modifier les rubriques mentionnées dans un formulaire-type.

Lois et règlements	art. 11B B 5 15.01


title_fr: 02.03.10 Indemnités pour débours en faveur des fonctionnaires de police

content_fr:
1. Référence

Dans l'attente des dispositions réglementaires prévues à l'art. 45 F 1 05 concernant les indemnités dues aux fonctionnaires de la police, le Conseil d'Etat et les groupements des associations de police ont signé deux protocoles d'accord les 16.12.2009 et 29.06.2010.

Suite au protocole d’accord du 29 novembre 2017 signé le 19 décembre 2017 entre le Conseil d’Etat et les syndicats police et l'adaptation des débours pour quatre brigades, validée par extrait de PV du Conseil d'Etat du 19 février 2020.

2. Champ d'application

La directive s'applique uniquement aux fonctionnaires de la police (y compris les agents de la police de la sécurité internationale).

3. Commentaire

L'indemnité pour débours est un remboursement forfaitaire de l'Etat en faveur de ses collaborateurs-trices dont l'activité opérationnelle sur le terrain implique des dépenses pour lesquelles il serait disproportionné d'exiger un justificatif.

A compter du 1er juin 2010, et selon le protocole d'accord signé le 29.06.2010 entre le Conseil d'Etat et le groupement des associations de Police, l'indemnité forfaitaire pour débours est versée aux fonctionnaires de la police lorsqu'il s'avère disproportionné de demander un justificatif pour le remboursement des frais effectifs qu'ils engagent afin de mener à bien leurs missions opérationnelles.

Les frais de représentation ne sont pas couverts par cette indemnité et les cadres supérieurs ne sont pas concernés par cette disposition.

S'agissant de remboursement de frais réels, l'indemnité pour débours n'est pas fiscalisée. Son versement est effectué sur la base de jours* effectivement travaillés et son montant est adapté au taux d'activité, ainsi qu'à la nature et à la fréquence des frais liés à l'activité des collaborateurs-trices au sein des différentes unités et brigades.

* d'un point de vue technique, les débours sont exprimés en heures.

4. Procédure/Processus

Les principales règles qui régissent le versement du forfait débours sont les suivantes :

Règle 1

L'indemnité pour débours est un remboursement forfaitaire de l'Etat en faveur des fonctionnaires de la police selon la nature des activités sur le terrain.

Natures et montants des débours :

 	Nature des activités terrain
Montants

d1	Fréquentation d'établissements publics dans le cadre du travail en patrouille (incluant consommation obligatoire d'un sandwich, casse-croûte, etc.)
20 F

d2	Fréquentation d'établissement publics - cherté du milieu*
35 F

d3	Rencontre avec les informateurs
10 F

d4	Frais d'assistance aux victimes ou lors d'arrestations, d'auditions, d'interrogatoires, d'accidents, etc. (boissons, sandwich,…)
5 F

* fréquentation de cabarets, dancings, hôtels de luxe etc. où le prix des consommations est majoré

Règle 2

Le taux appliqué est calculé en fonction de la fréquence annuelle en jours selon le tableau ci-dessous :

Fréquences (nombre de jours par année)
Taux

155 jours et plus
80%

Entre 154 et 99 jours
50%

Entre 98 et 22 jours
25%

21 jours ou moins
10%

Exceptionnelle
0%

Règle 3

Le montant des débours est déterminé selon l'affectation principale du personnel à la brigade ou à l'unité, la nature des activités et la fréquence des frais liés à chacune (cf. tableau débours).

Lors d'un changement d'affectation entre brigades ou unités, le tarif des débours ne peut être modifié que si la durée d'affectation à la nouvelle brigade ou unité est supérieure ou égale à une journée. Dans le cas contraire, la règle 7 s'applique.

Règle 4

Les débours sont calculés sur la base du cumul mensuel des heures effectives de travail du mois précédent et comptabilisés à raison d'un demi-débours par tranches de 4H, arrondies à la tranche inférieure. Les débours sont donc versés avec un décalage d'un mois.

Exemple :

Soit, Ht = Nombre d'heures de travail selon le nombre de jours de travail effectif durant le mois précédent

Soit, Mx = Montant du débours journalier selon l'affectation principale à l'unité ou à la brigade

Le montant mensuel du débours = (Partie entière de Ht / 4) * (Mx / 2

Soit X, appartenant à la brigade des cambriolages (BCAM), il effectue l'horaire suivant :

du 1 au 20 juin 2010 : 135 heures de travail effectif

du 21 et 22 juin : formation reçue

du 24 au 28 juin : maladie

du 29 au 30 juin : 16 heures de travail effectif

Total heures travaillées : 151 heures de travail effectif (135 + 16)

Le montant forfaitaire des débours pour la brigade BCAM est de 26.25 F.

Montant des débours perçu = 37 (151 / 4) * 13,125 (26,25 / 2) = 485.60 F (arrondi au 5 cts supérieur)

Règle 5

Les cadres supérieurs à compter de la classe 23 ne perçoivent par les débours. Leurs dépenses éventuelles liées à l'activité opérationnelle et validées sont remboursées sur présentation d'une facture.

Règle 6

Les activités ou les événements ci-dessous ne donnent pas droit aux débours automatiques:

1formation reçue (pour les formations supérieures à un jour), quel que soit le thème, à la demande du collaborateur(trice) ou à la demande de la hiérarchie (en groupe ou individuelle) interne ou externe à la police genevoise1

mandat de député

événements et/ou engagements spéciaux avec fourniture de repas

commission rogatoire (en Suisse ou à l'étranger mandatée par le Pouvoir judiciaire et dont les débours / frais sont payés par ce dernier)

les déplacements professionnels hors canton (visite, etc.) sans liens directs avec l'activité du terrain, sous réserve de la règle 7.

stage au palais de justice.

La liste n'est pas exhaustive. Les situations particulières sont traitées d'entente avec l'office du personnel de l'Etat (ci-après: OPE).

Les formateurs policiers miliciens, non affectés au centre de formation (CFP) de la police mais dispensant ponctuellement des cours en faveur des aspirants, de l'ensemble du corps de la police ou toute autre formation reconnue, bénéficieront d'une indemnité forfaitaire pour débours d'un montant de 35 F par jour de formation(au prorata des heures de formation). Cette indemnité n'est pas octroyée lorsque le formateur est engagé au profit d’une formation continue / formation de base dans le cadre de sa propre affectation. Elle n'est pas cumulable avec l'éventuel débours perçu dans le cadre de l'activité ordinaire au sein de sa brigade ou de son unité. Le cumul entre un débours de formation versé par une institution tierce et le débours de formateur ci-dessus n'est pas autorisé.

Règle 7

Lorsqu'une mission particulière génère des dépenses non prévues par les débours attribués à l'unité ou à la brigade d'affectation, une note de frais sera établie et traitée conformément aux dispositions du règlement sur les débours B 5 15.24 et à sa directive départementale d'application. Le cumul forfait débours et note de frais n'est pas autorisé. Le cas échéant, le forfait du débours doit être déduit du montant de la note de frais à rembourser.

Règle 8

Lorsqu'un chef hiérarchique, hors cadres supérieurs, supervise plus d'une unité et/ou plus d'une brigade, il est mis au bénéfice du montant du débours le moins élevé des unités et/ou des brigades dont il a la charge.

Règle 9

En cas d'absence en raison de maladie ou d'accident ou pour tout autre motif (reprise d'heures supplémentaires, service militaire, cours J&S, congé syndical, maternité, décès, déménagement, etc.) le débours n'est pas dû.

1 Les éventuels frais engagés, non couverts, peuvent être remboursés sur présentation de justificatifs.

Règle 10

En cas de modification structurelle suivante :

création de brigade ou de poste

modification des débours d’une brigade ou d’un poste existant

suppression d’une brigade ou d’un poste

le/la chef(fe) de la police a la compétence de déterminer les taux à appliquer (cf. règle 2). Le/la chef(fe) du département valide et fait paramétrer ces nouvelles dispositions.

Règle 11

Suite au protocole d’accord du 29 novembre 2017, les parties conviennent de conserver le principe d’une indemnité forfaitaire pour débours, s’agissant là, selon les parties, de la meilleure solution en attendant l’entrée en vigueur d’une nouvelle grille salariale ; les montants versés seront toutefois diminués à raison de 50% par  rapport à ceux prévus au protocole d’accord du 29 juin 2010.

Tableau des débours

Lois et règlements	art. 49 al. 3 F 1 05
art. 1ss B 5 15.24
art. 1ss F 1 05.04


title_fr: 02.03.11 Double formation utilisée dans le poste

content_fr:
1. Définition et contenu

Par double formation, on entend une deuxième formation professionnelle attestée par un certificat, diplôme ou autre titre reconnu tels que CFC, maîtrise, diplôme de l'école de commerce, etc.

exemple: un-e mécanicien-ne qualifié-e qui possède un CFC d'électricien-ne et qui couvre, au sein de son service, les deux domaines de compétence.

Les certificats sanctionnant des formations continues ou complémentaires ne donnent pas droit à cette indemnité.

2. Conditions requises pour prétendre à une rémunération supplémentaire

Prise en compte

Une double formation utilisée dans le poste est prise en compte pour toutes les fonctions situées jusqu'à la classe 17, incluse, de l'échelle des traitements, quel que soit le niveau de formation exigé.

Font exception:

en raison de la fonction;

les fonctions dans lesquelles la double formation est requise et prise en compte dans l'évaluation
en raison de la personne;

les collaborateurs/collaboratrices au bénéfice de droits salariaux acquis, dont le salaire est situé dans une classe supérieure à celle normalement prévue pour la fonction.

3. Rémunération

3.1. Montants

Une double formation utilisée dans le poste donne droit à:

1 indemnité annuelle indexée de Fr. 1'607,40 (valeur 2009)

l'indemnité est versée au prorata du taux d'activité du titulaire.

3.2. Début du versement

l'indemnité est versée à dater du mois qui suit la demande.

3.3. Fin du versement

L'indemnité est supprimée lorsque le-la bénéficiaire est affecté-e ou accède à une fonction dans laquelle la double formation n'est pas utilisée.

Les départements préciseront ce point lors d'un changement de situation de l'intéressé-e.

4. Demande de prise en compte

Une demande écrite dûment motivée par la hiérarchie et accompagnée des pièces justificatives est adressée par voie de service au-à la responsable des ressources humaines lequel tranche, d'entente avec l'Office du personnel de l'Etat.

Lois et règlements	art. 11A B 5 15.01
art. 1A B 5 05.01


title_fr: 02.03.16 Méthode d'arrondi lors de l'indexation des primes, indemnités et autres prestations

content_fr:
1. Principes de calcul

Il s'agit de principes de calcul édictés par l'Office du personnel de l'Etat, visant à harmoniser la méthode d'arrondi lors de l'indexation des primes, indemnités et autres prestations.

2. Commentaire

Néant.

3. Procédure/Processus

L'indexation des primes, indemnités et autres prestations est calculée de la manière suivante:

- le taux de l'indexation s'applique au montant résultant du calcul de base de l'année précédente avant arrondi;

- le montant est ensuite arrondi aux 5 cts les plus proches inférieurs ou supérieurs.

Exemple : indemnité de nuit, week-end et jours fériés


title_fr: 02.03.17 Indemnité pour responsabilités spéciales

content_fr:
1.   Base légale

Art. 8       Indemnité pour responsabilités spéciales  F 1 05.07  (RGPPol)

1 Les policiers et assistants de sécurité publique, non cadres supérieurs, chargés de responsabilités particulières de par leur spécialisation peuvent être mis au bénéfice d'une indemnité.
2 La liste des responsabilités particulières qui donnent lieu à l'indemnité est approuvée par l'office du personnel de l'Etat, sur proposition du département de la sécurité, de l'emploi et de la santé. Elle est revue une fois par année civile.
3 Le montant de l'indemnité, versée mensuellement, est fixé à 300 F, au prorata du taux d'activité.
4 Le versement de cette indemnité cesse après 60 jours d'absence consécutifs.

2. Commentaire

Après 60 jours d'absence consécutifs, le versement de l'indemnité cesse. L'exemple ci-dessous illustre comment l'indemnité est réduite en cas d'absence maladie/accident ou de congé maternité :

Absence du 15 juin au 15 septembre, soit 76 jours d'absence à 100%.

Du 15 juin au 13 août, le droit à l'indemnité perdure.

Dès le 14 août (dépassement de 60 jours), la déduction du montant de l'indemnité est calculée au prorata temporis, sur la base du taux d'incapacité.

3. Procédure/processus

Chaque début d'année civile, la liste des bénéficiaires de l'indemnité pour responsabilités spéciales est revue. Elle est approuvée par l'office du personnel de l'Etat, sur proposition du département.

Lois et règlements	art. 8 F 1 05.10 (RGPPol)


title_fr: 02.03.18 Indemnités pour service de nuit, le samedi, le dimanche et les jours fériés

content_fr:
1.   Base légale

Art. 11D      Indemnités pour service de nuit, le samedi, le dimanche et les jours fériés  B 5 15.01 (RTrait)

1 Le membre du personnel, à l'exclusion des cadres supérieurs, a droit à une indemnité, lorsqu'il accomplit son horaire de travail réglementaire les samedis, dimanches, jours fériés et nuits, en référence à l'article 8 du règlement d'application de la loi générale relative au personnel de l'administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux, du 24 février 1999.

2 L'indemnité est fixée à 7,55 francs par heure (valeur 2019).

3 Les indemnités pour service de nuit et pour le travail accompli les samedis, dimanches, jours fériés ne peuvent être cumulées.

2. Commentaire

Cette indemnité est indexée selon l'art. 14 al.2 B 5 15.

Valeur 2024 : 7.80 francs par heure.

3. Procédure/processus

---

Lois et règlements	Art. 11D B 5 15.01


type_fr: Brochures

title_fr: 03.01.01 Modalités d'application des horaires de travail au sein de l'administration cantonale


content_fr:
1. Arrêtés du Conseil d'Etat du 1er décembre 2021

L'interruption de l'activité professionnelle pour prendre part à une grève ou un arrêt de travail ainsi que la réduction du traitement qui s'ensuit est traitée par l'arrêté du Conseil d'Etat du 1er décembre 2021.

L'organisation d'un éventuel service minimum en cas de grève ou d'arrêt de travail est également traitée par un arrêté du Conseil d'Etat du 31 mai 2023.

2. Commentaires

Le membre du personnel qui prend part à une grève en interrompant son activité professionnelle pendant les heures censées être travaillées est tenu de s'annoncer et subit une réduction salariale proportionnelle à sa participation. Le défaut d'annonce est considéré comme une violation des devoirs de service.

Le membre du personnel absent de son travail pour des motifs étrangers à la grève (congés, vacances, maladie ou accident) ne doit pas s'annoncer.

Le membre du personnel qui ne travaille pas pendant les heures de grève en raison de son horaire usuel (personne à temps partiel, enseignant, etc.) ne doit pas s'annoncer.

Aucune compensation des heures de grève annoncées n'est autorisée, quel que soit le type et la gestion du temps de travail.

Aucune modification du cycle horaire n'est autorisée sur le jour de la grève.

3. Procédure/processus

I. Déclaration de participation

Tout membre du personnel participant à une grève en interrompant son activité professionnelle pendant des heures censées être travaillées doit remplir une déclaration en indiquant le temps de grève. Cette déclaration doit être faite, dans un délai de 7 jours maximum dès la fin de la grève, au travers de l'Espace RH (version électronique) ou via le formulaire papier pour celles et ceux qui n'ont pas accès à l'Espace RH.

Pour sa part, la hiérarchie a le devoir de :

1) veiller à ce que les membres du personnel disposent de l'accès au formulaire en ligne ou sous format papier prévu pour la déclaration;

2) transmettre les déclarations sous format papier au service RH de leur département ou de l'institution concernée;

3) collaborer au calcul des retenues du traitement s'il y a lieu d'y procéder.

En cas de désaccord sur les informations figurant dans la déclaration, la hiérarchie fait part de ses remarques dans un document annexé à ladite déclaration.

II. Déclaration des heures de grève

Pour la déclaration des heures de grève, quel que soit le type et la gestion du temps de travail, les principes suivants sont appliqués :

1) en cas de grève sur une journée entière, le nombre d'heures de grève doit correspondre au cycle horaire de la journée;

2) en cas de grève partielle, les heures de grève doivent correspondre aux heures manquantes pour compléter le cycle horaire de la journée. Dans tous les cas :

    Heures travaillées + Heures de grève = Cycle horaire de la journée.

Exemples

Cycle horaire     	     Heures travaillées 	     Heures de grève à déclarer

08 heures	00 heure	08 heures

07 heures	00 heure	07 heures

08 heures	06 heures 	02 heures

06 heures	05 heures	01 heure

09 heures	00 heure	09 heures

08 heures	08 heures	00 heure *

* Dans ce dernier cas, il n'y a pas lieu de saisir de déclaration, ni dans le système, ni sous format papier.

III. Retenue de traitement

L'autorité compétente procède au calcul et à la retenue de traitement sur la base des renseignements transmis par le membre du personnel : sa participation à la grève et la durée. Ces informations ne sont pas versées au dossier du membre du personnel.

A noter que le temps de grève est arrêté à l'unité supérieure. Jusqu'à 15 minutes, c'est 1/4 d'heure qui est pris en compte; au-delà de 15 minutes, c'est une demi-heure.

Exemples : 10 min de grève = durée de 15 min prise en compte / 20 min de grève = durée de 30 min prise en compte / 35 min de grève = durée de 45 min prise en compte.

Pour le personnel enseignant, les modalités de calcul de la retenue sont précisées dans une annexe de la procédure Grève DIP.

IV. Réexamen de la retenue de traitement

En principe, l'autorité compétente peut y procéder spontanément ou sur requête lorsqu'il apparaît, par exemple, que la retenue a été effectuée à tort pour un motif non imputable au membre du personnel concerné ou qu'il y a erreur dans le calcul de la retenue.


title_fr: 03.02.01 Vacances

content_fr:
1. Base légale

Règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC B 5 05.01)

Art. 27 Durée
1 Les membres du personnel ont droit à une période de vacances annuelles de la durée suivante :
a) 5 semaines pour les membres du personnel âgés de plus de 20 ans révolus;
b) 6 semaines pour les membres du personnel jusqu’à l’âge de 20 ans révolus, les fonctionnaires et les employés dès l’âge de 60 ans, ainsi que pour les cadres supérieurs.
2 Pour les fonctionnaires et les employés bénéficiant d’une sixième semaine de vacances dès l’âge de 60 ans, ce droit prend naissance au début de l’année au cours de laquelle la condition d’âge est remplie.
3 Chaque jour de vacances correspond à un jour de travail.
4 L’exercice vacances correspond à l’année civile. 5 Les membres du personnel ont droit à des vacances annuelles proportionnelles à leur taux d'activité. 6 Les membres du personnel qui n'ont été qu'une partie de l'année au service de l'Etat ont droit à des vacances annuelles proportionnelles à la durée de leur activité.

Art. 28 Réductions
1 Les absences non justifiées sont déduites des vacances.
2 En cas d’absence pour cause de service militaire, de service civil, de maladie ou d’accident non professionnel, le droit aux vacances annuelles est réduit proportionnellement après 5 mois d’absence. Il s’éteint après une année d’absence.

Art. 29 Dates et plans
1 La conseillère ou le conseiller d'Etat chargé du département fixe les dates des vacances annuelles de la secrétaire générale ou du secrétaire général et des directrices générales et directeurs généraux.
2 Les cheffes et chefs de service établissent avant le 1er avril le plan des vacances de leurs collaboratrices et collaborateurs.
3 Ce plan de vacances peut être ultérieurement modifié si les besoins du service le permettent ou l'exigent.
4 Les vacances annuelles peuvent être prises en une seule fois lorsque les besoins du service le permettent; elles peuvent toutefois être fractionnées en plusieurs périodes et à condition que l’une d’elles représente au moins 3 semaines consécutives. En cas de nécessité, un étalement des

vacances et une rotation entre les membres du personnel sont organisés.
5 Les vacances doivent être prises en totalité dans l'année pour laquelle elles sont accordées, à moins que les besoins du service ne le permettent pas; dans ce cas, le report ne peut se faire au-delà du 30 juin de l'année suivante. Une prolongation exceptionnelle de ce report pour une durée de 6 mois peut être accordée par la secrétaire générale ou le secrétaire général, respectivement la directrice générale ou le directeur général.

Art. 30 Droits et obligations
1 En cas de maladie ou d’accident survenant pendant les vacances, les jours ainsi perdus, attestés par un certificat médical, ne sont pas considérés comme jours de vacances.
2 Tant que durent les rapports de service, il est interdit de remplacer les vacances par des prestations en argent ou d’autres avantages.
3 Il est interdit aux membres du personnel de se livrer à un travail professionnel rémunéré pendant les vacances.

Règlement sur les cadres supérieurs de l'administration cantonale (RCSAC, B 5 05.03)

Art. 6

Les cadres supérieurs ont droit à 6 semaines de vacances par an.

Règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B (RStCE, B 5 10.04)

Art. 25 et 26

Loi sur la police (LPol, F 1 05)

Art. 28

2. Commentaires

Le droit aux jours de vacances est calculé prorata temporis (période de l'engagement) et au prorata du taux d'activité.

Chaque jour de vacances correspond à un jour de travail (ex: un jour de vacances = un jour de travail de 8 heures pour un taux d'activité de 100%).

Tant que durent les rapports de service, il est interdit de remplacer les vacances de la.du membre du personnel par des prestations en argent ou d’autres avantages (art. 30, al. 2, RPAC).

1. Droit aux vacances et organisation
    Durée du droit aux vacances

    Personnel soumis au RPAC

    - droit annuel de 25 jours ouvrés (200 heures) dès le 1er janvier qui suit l'année de ses 20

      ans jusqu'au 31 décembre de l'année de ses 59 ans

    - droit annuel de 30 jours ouvrés (240 heures) jusqu'au 31 décembre de l'année de ses 20

      ans ou dès le 1er janvier de l'année de ses 60 ans ou pour le cadre supérieur

    Personnel enseignant soumis au RStCE

    - 5 semaines, soit 25 jours ouvrés (200 heures)

    Personnel policier soumis à l'art. 19, al. 1, let. a, LPOL

    - droit annuel de 29 jours ouvrés (232 heures) dès le 1er janvier qui suit l'année de ses 20

      ans jusqu'au 31 décembre de l'année de ses 59 ans

    - droit annuel de 30 jours ouvrés (240 heures) jusqu'au 31 décembre de l'année de ses 20

      ans ou dès le 1er janvier de l'année de ses 60 ans ou pour le cadre supérieur

    Définition des jours ouvrés : du lundi au vendredi.

    Planification

    Le plan de vacances est arrêté par le service le 31 mars au plus tard pour l'année en cours.

    Il a pour but de:

    - garantir la continuité de la délivrance optimale des prestations;

    - permettre au personnel d'avoir les mêmes points de repère;

    - assurer au personnel des conditions de travail équitables.

    La planification des vacances prend en compte les souhaits du personnel, sous réserve des

    besoins du service.

    Le plan de vacances peut être ultérieurement modifié si les besoins du service le permettent

    ou l'exigent.

    Report des vacances

    Les vacances doivent être prises en totalité pendant l’année civile au cours de laquelle le

    droit aux vacances prend naissance. Si cela n'a pas été possible pour des raisons inhérentes

    au service, le solde des vacances reporté doit être pris durant le premier semestre de l'année

    suivante.

    Si une prolongation exceptionnelle au-delà du premier semestre est indispensable pour

   épuiser le solde de l'année précédente, un plan de reprise d'une durée de six mois maximum

   doit être visé par la secrétaire générale ou le secrétaire général, respectivement la cheffe ou

   le chef du département.

    Dans les cas d'un accident de longue durée, d'une maladie de longue durée ou un congé

    maternité, si le membre du personnel n’a pas eu la possibilité de planifier ses vacances,

    celles-ci seront maintenues, sous réserve de la réduction des vacances prévue à l'art. 28,

   al. 2 RPAC. Un plan de reprise devra être mis en place dès son retour en activité.

   Le membre du personnel payé à l'heure : il ne peut pas prendre de vacances. Il a droit à une

   indemnité versée avec chaque décompte salaire.

2. Maladie ou accident survenant pendant les vacances

Les vacances peuvent être interrompues en cas d'accident ou de maladie. Le membre du personnel malade ou accidenté doit informer immédiatement sa hiérarchie par téléphone et lui faire parvenir, dès que possible, un certificat médical.

Les jours pendant lesquels le membre du personnel est incapable de profiter de ses vacances ne sont pas déduits de son solde de vacances. L'atteinte doit être suffisamment intense et d'une durée significative pour empêcher la réalisation du but des vacances, à savoir la récupération physique et psychique du membre du personnel. Un certificat médical qui constate clairement une incapacité de bénéficier du temps de vacances est nécessaire.

Dès le retour du membre du personnel dans son activité professionnelle, une nouvelle planification de ses jours de vacances sera établie avec sa hiérarchie.

3. Prise de vacances pendant une situation de maladie ou d'accident

Le membre du personnel qui se trouve en incapacité de travail totale (la totalité de son taux d'activité) ou partielle (une partie de son taux d'activité) peut prendre des vacances à la condition qu'il présente une attestation de son médecin traitant certifiant que son état de santé lui permet d'envisager de prendre des vacances. Le certificat médical continue à déployer son effet pendant les jours de vacances, lesquels sont décomptés du solde des vacances.

En cas d’absence accident, le membre du personnel doit contacter préalablement l’assureur accident pour les éventuelles démarches à entreprendre auprès de ce dernier.

Lors d'une capacité de travail partielle, les vacances sur incapacité de travail sont décomptées à 100%, en tenant compte du taux d'activité et non pas du taux d'incapacité. En effet, une incapacité de travail même partielle ne peut pas empêcher partiellement un membre du personnel de bénéficier de ses vacances : soit la maladie empêche complètement la prise de vacances, soit elle ne l'empêche pas du tout.

4. Réduction du droit aux vacances

Après 5 mois d'absence (150 jours civils) continue ou discontinue sur l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre), et indépendamment du taux d'incapacité de travail, le droit aux vacances commence à être réduit. Il s'éteint après une année d'absence.

Dès le 151ème jour civil d'absence, la formule applicable pour calculer la réduction, pour un temps plein, est :
Nb de jours de congés (droit) – ((Cumul des jours d'absence – 150) * (Nb de jours de congés (droit)/216))

Pour un temps partiel, le résultat obtenu est à rapporter au taux d'activité.

La réduction du droit aux vacances pour le membre du personnel qui reprend son activité avec une incapacité de travail partielle se calcule proportionnellement au taux d'incapacité prescrit. Lorsque ces taux varient, la réduction est opérée selon le taux moyen d'absence.

Le droit aux vacances pour l'année en cours est réduit à zéro si le membre du personnel a été absent sans interruption jusqu'au terme des rapports de service (par ex. démission, résiliation, retraite) à hauteur de son taux d'activité.

Lors d'absences pour cause d'accident professionnel, le droit aux vacances subsiste intégralement.

Enfin, le droit aux vacances du membre du personnel qui fait l'objet d'une suspension provisoire ou d'une libération de son obligation de travailler est réduit conformément à la formule précitée, lorsque l'intéressé est en arrêt de travail pour des raisons de santé.

5. Congés officiels et chômés

Les jours de congés officiels au sens de l'art. 32 al.1 RPAC et art. 28 RStCE qui surviennent pendant les vacances ne comptent pas comme des jours de vacances.

En revanche, les jours de congés chômés coïncidant avec un jour de vacances ne sont pas compensés. Ils ne sont pas récupérés.

3. Procédure/processus

Les processus internes relatifs à la codification exacte des absences se trouvent dans le répertoire interne.


title_fr: 03.03.01 Congés officiels (jours fériés) ou chômés

content_fr:
1. Base légale

Règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC B 5 05.01)

Art. 32  Congés officiels

1 Les jours de congés officiels sont :

a)  le 1er janvier ou le 2 janvier, si le 1er janvier tombe un dimanche;

b)  le Vendredi Saint;

c)  les lundis de Pâques et de Pentecôte;

d)  l’Ascension;

e)  le 1er août ou le 2 août, si le 1er août tombe un dimanche;

f)   le Jeûne genevois;

g)  le 25 décembre ou le 26 décembre, si le 25 décembre tombe un dimanche;

h)  le 31 décembre.
2 Les membres du personnel qui assurent, ces jours-là, un service permanent ou de nécessité sont mis au bénéfice d’un congé de remplacement sans majoration.

                 Autres congés
3 Les membres du personnel ont droit, en règle générale entre Noël et nouvel an, à un jour de congé dont le Conseil d’Etat arrête la date.
4 Les membres du personnel ont congé le 1er mai. Le cas échéant, l’alinéa 2 est applicable.

Règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B (RStCE, B 5 10.04)

Art. 28

2. Commentaires

Congé officiel

Les jours de congé officiel (art. 31, al. 1 RPAC) ne sont pas considérés comme des jours de vacances.

Un jour de congé officiel qui tombe pendant une période de vacances vaut comme un jour de congé officiel, et non comme un jour de vacance.

Un jour de congé officiel qui coïncide avec un jour d'absence pour maladie, accident ou service militaire ou pendant un jour congé prévu aux articles 24, 28, 33, 33A, 34 à 34D, 35, 37 et 41 RPAC (art. 29, 29A, 30 à 31A, 32, 33 et 37 RStCE), vaut comme un jour d'absence qui n'est pas compensé par un jour de congé. Ainsi, le jour de congé officiel n'est pas récupéré.

Autres congés (chômés)

Les congés accordés à l'art. 32, al. 3 et 4 RPAC sont considérés comme jours de congé chômés.

Lorsqu'un jour de congé chômé coïncide avec un jour d'absence pour maladie, accident, service militaire ou avec un congé prévu aux articles 24, 28, 33, 33A, 34 à 34D, 35, 37 et 41 RPAC (art. 29, 29A, 30 à 31A, 32, 33 et 37 RStCE), il vaut comme un jour d'absence qui n'est pas compensé par un jour de congé.

Concernant spécifiquement le 1er mai, lorsque des vacances et/ou des reprises d’heures/piquet sont prises avant et après cette date, la journée du 1er mai est prise en compte soit en vacances, soit en reprises d’heures/piquet.

Activité lors d'un congé officiel ou chômé

Le membre du personnel dont le traitement est mensuel, qui exerce son activité ou assure un service permanent ou de nécessité pendant un jour de congé officiel ou un jour chômé, bénéficie d'un congé de remplacement sans majoration.

3. Procédure/processus

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Lois et règlements
art. 32 B 5 05.01
art. 28 B 5 10.04


title_fr: 03.03.02 Congés spéciaux

content_fr:
1. Base légale

Règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC B 5 05.01)

Art. 33 Congés spéciaux

1 Les membres du personnel ont droit aux congés spéciaux suivants :

a) mariage ou partenariat enregistré                                         5 jours

b) mariage ou partenariat enregistré d'un enfant ou               1 jour

    d'un enfant du conjoint, du partenaire enregistré ou

    du partenaire avec qui le membre du personnel

    mène de fait une vie de couple depuis 5 ans

c) décès du conjoint, du partenaire enregistré ou du               5 jours

    partenaire avec qui le membre du personnel

    mène de fait une vie de couple depuis 5 ans

d) décès d'un ascendant ou descendant au 1er degré            5 jours

e) décès d'un ascendant ou descendant au 2ème degré        3 jours

f) décès d'un ascendant ou descendant au 1er degré            2 jours

    du conjoint, du partenaire enregistré ou

    du partenaire avec qui le membre du personnel

    mène de fait une vie de couple depuis 5 ans

g) décès d'un ascendant ou descendant au 2ème degré      1 jour

    du conjoint, du partenaire enregistré ou

    du partenaire avec qui le membre du personnel

    mène de fait une vie de couple depuis 5 ans

h) décès d'un frère ou d'une soeur                                           2 jours

i) décès d'un beau-frère ou d'une belle-soeur                         2 jours

j) décès d'un oncle, d'une tante, d'un neveu, d'une               1 jour

   nièce

k) décès d'une bru ou d'un gendre                                        2 jours

l) décès d'une ou d'un collègue de service (pour               1/2 journée

   assister à ses obsèques)

m) déménagement (une seule fois sur une période de      2 jours

    12 mois)

n) prise en charge

       1° d'un membre de la famille (parents en ligne

           directe ascendante ou descendante, frères,

           soeurs, conjoint, partenaire enregistré, beaux-

           parents)

 ou  2°  du partenaire avec lequel le membre du

            personnel mène de fait une vie de couple

            depuis 5 ans

ou 3° d'une personne en faveur de laquelle le membre

          du personnel remplit une obligation légale

          d'entretien,

     atteint dans sa santé : le congé est limité au temps nécessaire à la

     prise en charge et à 15 jours par année civile au total, moyennant un

     certificat médical dès le 1er jour (sauf pour les enfants jusqu'à 10 ans).
2 La supérieure ou le supérieur hiérarchique est compétent pour fixer, d’entente avec le membre du personnel, la date des congés mentionnés à l’alinéa 1, lettres a, b et m.
3 Les membres du personnel qui n’ont été qu’une partie de l’année au service de l’Etat ont droit aux congés spéciaux mentionnés à l’alinéa 1, lettres a, m et n, proportionnellement à la durée de leur activité.
4 Les congés spéciaux mentionnés à l’alinéa 1 sont proportionnels au taux d’activité des membres du personnel, à l'exception de ceux prévus à l'alinéa 1, lettres b à k.

Règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B (RStCE, B 5 10.04)

Art. 29

2. Commentaires

Remarques générales

Les congés spéciaux coïncident avec l’événement qui le justifie.

Le droit à ces congés est calculé au prorata temporis et au taux d'activité du membre du personnel à l'exclusion des décès, de l'atteinte grave à la santé d'un enfant (voir fiche MIOPE 03.03.04) et des congés avec un droit d'un jour.

Les cas visés à l'art. 33, al. 1, lettres b, d et n, RPAC (art. 29, al. 1, lettres b, d et i, RStCE), les enfants sont ceux avec lesquels un lien de filiation est établi au sens du droit civil.

Lorsqu'un membre du personnel est absent pour cause de maladie, d'accident ou pour tout autre motif et qu'un motif de congé spécial survient, le congé n'est pas remplacé. Fait toutefois exception, le cas de décès durant une période de vacances. Le membre du personnel peut alors se prévaloir des jours de congé spéciaux accordés en remplacement des jours de vacances.

Mariage (art. 33, al. 1, let. a, RPAC et art. 29, al. 1, let. a, RStCE)

Les jours de congé sont à prendre durant le mois de l'évènement et les 11 mois qui suivent. D'entente avec la hiérarchie, le congé peut être pris en une fois ou sous la forme de journées entières.

Pour le membre du personnel enseignant, au sens de l'art. 1A, RStCE, la date du congé coïncide avec l'évènement qui le justifie et le fractionnement n'est pas autorisé.

Décès (art. 33, al. 1, let. c à l, RPAC et art. 29, al. 1, let. c à h, RStCE)

Le fractionnement du congé en jours entiers est possible pour les situations supérieures à un jour. Les jours de congé sont à prendre dans les 30 jours qui suivent la survenance de l'évènement, à l'exception des situations de décès visées à l'art. 33, al. 1, let g, j et l, RPAC, respectivement l'art. 29A, al. 1, let. f et h, RStCE (congé de 1 jour ou ½ jour) pour lesquelles le congé doit coïncider avec l'évènement qui le justifie.

Déménagement (art. 33, al. 1, let m, RPAC et art. 29A, al. 1, let. j, RStCE)

Le temps nécessaire, mais au maximum 2 jours sont accordés par période de 12 mois pour le déménagement du membre du personnel. La date du congé coïncide avec l'évènement qui le justifie et le fractionnement n'est pas autorisé.

Atteinte à la santé de tiers (art. 33, al. 1, let. n, RPAC et art. 29A, al. 1, let. i, RStCE)

L'atteinte à la santé à prendre en considération englobe les cas de maladie, d'accident et de handicap et se limite au temps nécessaire à la prise en charge. Un certificat médical indiquant la nécessité de la prise en charge doit être transmis à la hiérarchie dès le 1er jour (sauf pour les enfants jusqu'à 10 ans).

3. Procédure/processus

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Lois et règlements	art. 33, B 5 05.01
art. 29, B 5 10.04